學會如何在工作中說「不」

學會如何在工作中說「不」


最近有位年輕的朋友跟我請教:開復,我很難拒絕別人。有時候明明自己已經忙的焦頭爛額,或者認為不應該去做一件事情,但面對夥伴,還是沒辦法說出真實的想法。

「拒絕別人,我需要很多心理建設。但往往開頭的那一瞬間,又變成了yes!」

其實這位朋友的困惑並不少見,我遇到過很多這樣的朋友,他們通常很有親和力,很受同事喜歡,但效率不一定很高。改變這個習慣,有幾個關鍵。

一、認知:拒絕是為了「專注」

很多人認為,拒絕夥伴會讓彼此關係變得尷尬,其實並非如此。合理的拒絕有時候會讓團隊效率更高,把精力用在最關鍵的地方。

史蒂夫·喬布斯曾經說過,專注就是說「不」。意思是,要取得成功,應該專注於必須完成的工作,而不是在待辦事項列表中添加更多內容,從而降低所有工作的質量。

然而在實際工作的交接中,說「不」並不是一件容易的事。為什麼人們總是傾向於說「好」?如何說「不」更容易讓別人接受?

二、「老好人」:迎合型人格障礙

社會學家米德基於「鏡像自我」的概念指出,與「自我」概念有關的並不是別人實際上如何評價我們,而是我們覺得別人如何評價我們——也就是說,我眼中的自己,實際上是我看到的那個你眼中的我。

人們總是活在想像中的別人的眼中,所以看重他人對自己的評價和喜好。人天生希望得到別人的認可,希望通過他人的肯定來確認自己的社會地位和價值。不忍拒絕他人的請求,是個體希望獲得他人好感的一種表現。很多時候我們想要說「不」,因為害怕讓同事、領導失望,失去團隊價值甚至失去工作,最終往往還是說了「好」。

這雖然是一種自然的心理傾向,但如果形成取悅於人獲得認可的思維定式,就陷入了心理學定義中的「迎合型人格障礙」, 一種含有強烈的自我犧牲成分在內從而導致人際關係中的種種衝突同時自己也深感痛苦的障礙。他們往往是人際交往中的「老好人」,樂於助人、善解人意,對別人的錯誤也有極大的包容,盡力滿足別人的請求但前提是希望以此獲得別人的認可或感謝。為了始終保持好人形象,只要有人提出請求、邀請,不管這會給他們帶來多少麻煩、不快和高昂代價,仍會毫無原則地照單全收。因為他們不想看到對方的憤怒和不悅,心理學家把這叫作「衝突避免」,因為他們把衝突和不滿看作危險的情感體驗。

三、自然而溫和地說「不」

首先要從心理上認可,說「不」是一件自然而有必要的事情。Shawn Achor在Before Happiness一書中解釋道:「雖然人類的大腦每秒從環境中接收1100萬條信息,但它每秒只能處理40位。這意味著大腦必須做出選擇,只處理占輸入信息微小比例的一部分,大量信息被選擇性忽視。你的現實是一種選擇,你選擇專注於塑造你感知和詮釋的世界。」因此,有選擇地說「不」本來就應該是一件很自然的事情,我們的大腦每時每刻都在這麼做。

但在工作中,「不」這個詞通常與消極性相關,說「不」需要一些技巧。為了防止自己被本應拒絕或推遲的工作淹沒,學會什麼時候以及如何說「不」有以下幾點需要注意:

1 不要不假思索地回復

作為人類,我們傾向於立即獲得滿足而不是「延遲滿足」。這意味著我們往往短視,看不到立刻說「好」的後果。

請花時間考慮說「好」的後果,問問自己,「我有空閒時間嗎?」以及「什麼事更重要?是日程表中原本安排的,還是這個新項目」。

當你的老闆或同事要求你幫助他們完成一個新項目時,不要不假思索立刻答應。更合理的回答是,告訴老闆或同事,你會檢查你的日程安排隨後儘快給他們答覆。

2 深入了解請求

在盲目地拒絕之前,你或許應該多問幾個問題,了解別人請求的緊迫性和重要性。

「具體需要我做什麼?」

「是否很緊急?這可以等嗎?」

「還有其他人可以提供幫助嗎?」

只有了解自己具體被要求做什麼事,才能根據自己的能力、安排,協調時間、作出權衡。

3 尋求幫助確定優先順序

在工作中,各個項目的優先級有所不同。你認為必須先做什麼,可能和團隊的想法不一樣。

因此,當別人邀請你加入的新項目和既有的工作安排有衝突,而你又不確定哪一項更優先時,應該主動和團隊溝通,尋求幫助確定優先順序。如果老闆認為你可以推遲另一個項目,那麼就請全心投入到新安排的活動中吧。

4 說「不」的步驟

當你決定要對別人的請求說「不」了,可以採取以下幾個步驟,讓你的拒絕更容易被接受:

首先,打電話到別人的辦公桌,或當面交流。這樣會顯得態度更真誠,且避免生硬的文字信息由於缺乏音調語氣而容易造成的誤解。

在交談中,或許首先應該感謝別人為你考慮這個項目,而不是列舉式地說明你已經完成了多少工作。然後,分享你當前的日程安排和優先級,解釋完成你選擇的項目的必要性,實事求是地講清利害關係,讓對方了解你的處境。最後,對無法提供幫助表示抱歉。誠懇而有技巧的拒絕會讓你得到對方的諒解。

沒有什麼選擇能夠十全十美,任何一種選擇,都意味著放棄另一些東西。無論你怎麼做,怎麼選,都難免會有遺憾。從長遠來看,學會說「不」會使你成為一個更加專注、更有效率的人。

參考文章

1、Alison Robins, Learn how to say no at work, https://www.officevibe.com/blog/learn-say-no-work

2、Amy McCabe,Learning how to say NO in work, https://www.allenrec.com/learning-how-to-say-no-in-work/

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